BS De Horizon, Heerlen - update

Toen begeleider Dick van Tulden begin 2019 namens Platform31 als begeleider aanschoof bij de projectgroep voor de renovatie van BS De Horizon was er al veel werk gedaan. Vanuit de verse pilot voor het Innovatieprogramma Aardgasvrije en Innovatieve Basisscholen lag er een programma van eisen (PVE) met onderwijskundige en bouwtechnische eisen om een aanbesteding voor te bereiden. De voorkeur ging uit naar een innovatieve aanbesteding, waarbij op basis van een product-output-specificatie (uitvraag) en een budget aan de markt wordt gevraagd om met oplossingen te komen. Daarbij was het een ambitie dat de school verwarmd en gekoeld zou worden door het lokale warmtenet MijnWater. Dit maakt onder andere gebruik van water uit het gangenstelsel van de voormalige mijnbouw onder de stad. MijnWater is vanaf de initiatieffase als partner bij het project betrokken.

Bij de uitwerking van het PVE naar een uitvraag is nauwgezet en vernieuwend te werk gegaan door de werken met de softwareomgeving Briefbuilder. Daarin kunnen alle partijen vanuit hun eigen discipline projectgegevens in een databank zetten. Alle informatie het PVE, door gebruikers samen tot in detail uitgewerkt. Het uitwerken van het PVE duurde van januari tot aan de zomer van 2019, waarbij gaandeweg duidelijk werd dat het oorspronkelijke budget dat aan de markt zou worden meegegeven te krap was. De gemeente heeft daarop extra budget vrijgemaakt, zodat na de zomervakantie een voorselectie kon plaatsvinden. Daaruit zijn twee partijen geselecteerd om deel te nemen aan de aanbesteding. Beide partijen hebben daar veel werk van gemaakt. De deadline voor een definitieve aanbieding inclusief voorstel voor een ontwerp en een tijdplanning was begin november 2019.

Vlak voor de inleverdatum heeft één van de partijen zich echter teruggetrokken, omdat deze tot de conclusie kwam dat zij binnen het budget geen aanbieding konden doen. De andere partij heeft wel een aanbieding ingezonden, maar die voldeed niet aan de inschrijvingsvoorwaarden omdat hij boven budget was. Daarnaast leverde de aanbieding niet wat er in de vraagspecificatie gevraagd werd. De aanbesteding was daarmee mislukt. De stuurgroep heeft vervolgens besloten om het project in een bouwteam uit te voeren. Om aanbestedingstechnische redenen is het bestaande PVE daarbij het uitgangspunt. Het bouwteam wordt gevormd door partijen die voor zowel schoolbestuur als gemeente bekend zijn. Het bouwteam is in januari 2020 van start gegaan.

Planning

Het mislukken van de aanbesteding heeft naar verwachting geen gevolgen voor de planning. Het oude schoolgebouw is in oktober 2019 al gestript, en de leerlingen zitten in tijdelijke huisvesting. Pilotbegeleider Dick van Tulden verwacht dat de renovatie volgens planning door kan gaan in 2020, met oplevering aan het eind van de zomervakantie.

Achtergronden

De samenwerking tussen de gemeente en het schoolbestuur is uitstekend. Het schoolbestuur gaat een financiële bijdrage leveren van 10 à 15 procent. Deze bijdrage bestaat uit de voorspelde besparing op de exploitatielasten en de besparing op de onderhoudskosten uit het MJOP.

Opvallend bij dit project is het goede kennisniveau bij alle partijen. Bij het schoolbestuur werken een stafmedewerker huisvesting en een onderwijskundig medewerker met veel ervaring op het gebied van schoolrenovaties. Ook het betrokken aanbestedingsadviesbureau bracht veel kennis mee. MijnWater heeft expertise ingebracht over warmtedistributie. De gemeente heeft het proces als lid van de projectgroep meegemaakt.

Begeleiding

Dick van Tulden heeft bij deze pilot vooral input gegeven als adviseur. Mede op basis van zijn advies worden de toekomstige energiekosten en de onderhoudskosten in de businesscase niet volledig contant gemaakt om een lening te kunnen afsluiten. Daarmee zou een hypotheek worden genomen op een deel van de materiële instandhouding (MI), terwijl dat geld ook ergens anders voor kan worden aangewend. Ook heeft hij zijn ervaring gedeeld op het gebied van het met een bouwteam en op hoge snelheid renoveren van een schoolgebouw tijdens de zomervakantie.

Lessen voor de toekomst

De gemeente en het schoolbestuur blijven geloven in het Design Build Maintain Operate-concept. Zij denken dat een langjarige relatie met partijen de sleutel is tot succes. Er wordt nagedacht over de mogelijkheid om partijen bij toekomstige projecten vooraf te benaderen door middel van een marktconsultatie. De markt wordt dan proactief uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding.

Voor dit project was er nauwelijks interesse vanuit de markt, en de partijen waren ook niet bereid om er echt voor te gaan. Ondanks budgetbijstellingen kon de gevraagde marktprijs niet worden gevolgd. Dick van Tulden is van mening dat de aanbesteding meer kans van slagen had gehad als de marktpartijen voor een aanpak hadden gekozen waarbij alle disciplines vanaf de aanvang en met dezelfde waardering een rol hadden kunnen spelen.

Heerlen-de-horizon-k