De Essen, Oldenzaal - update

Toen basisschool de Essen in Oldenzaal werd geselecteerd om als pilot deel te nemen aan het Innovatieprogramma Aardgasvrije en Frisse Basisscholen waren schoolbestuur en gemeente al bezig met de planvorming. Tijdens een startbijeenkomst in januari 2019 bleek dat de plannen in een vergevorderd stadium waren: de gemeente en de schoolbesturen Konot en Consent wilden in de zomer van 2020 beginnen met de verbouwing. Daarnaast waren er al zonnepanelen besteld om mee te kunnen doen aan de Stimuleringsregeling Duurzame Energieproductie (SDE). Tegelijkertijd waren adviseurs al bezig om een traditionele aanbesteding voor te bereiden. Gert-Jan ten Hoor, projectbegeleider vanuit Platform31, kreeg inzage in de plannen om de gemeente en de schoolbesturen te adviseren over goede contractvormen.

Bij bestudering van die ambitieuze plannen bleek er op een aantal vlakken iets mis te zijn. De kwaliteitsparagraaf voor frisse scholen was onvoldoende uitgewerkt en de financiële dekking was niet rond. Daarnaast werden er bij de uitwerking van de renovatie verschillende scenario’s door elkaar gebruikt. Dit zorgde ervoor dat adviseurs en opdrachtgevers niet hetzelfde beeld hadden van de bouwkundige aspecten van de renovatie en de kwaliteit van de installaties. Uit doorrekening van de businesscase bleek dat het schoolgebouw na renovatie 30% meer vierkante meters zou hebben dan waarvoor op basis van leerlingaantallen bekostiging is. Deze grote exploitatierisico’s zorgden in combinatie met ontbrekende dekking voor de te verwachten prijsstijging in de markt bij de gemeente voor een conclusie dat het niet verantwoord was om zo’n risicovol project aan te besteden.

De gemeente en de scholen schrokken hiervan. De adviseurs hielden op met de voorbereidingen voor de (traditionele) aanbesteding. In het voorjaar van 2019 hebben de partijen samen geprobeerd de plannen aan te passen en een nieuwe businesscase op te stellen. Deze zou haalbaar zijn wanneer het aantal vierkante meters met 20% zou dalen, en wanneer de gemeente extra geld zou investeren. Deze optie hebben de gemeente en de schoolbesturen naast zich neer gelegd: de gemeente wilde er geen extra geld in stoppen, en de schoolbesturen vonden de kwaliteitswinst voor het onderwijs in de aangepaste plannen onvoldoende. De partijen besloten het project stop te zetten en geven aan te willen wachten op nieuwbouw.

De stand van zaken

Het project De Essen in Oldenzaal kent alleen maar verliezers. Het zal nog een aantal jaren duren voordat de school in aanmerking komt voor nieuwbouw. Het IHP moet worden aangepast, er zijn schoolgebouwen met een hogere prioriteit voor nieuwbouw en de gemeente zit krap bij kas als het gaat om onderwijshuisvesting. De gemeente heeft aangegeven dat het subsidiebedrag vanuit het Innovatieprogramma Aardgasvrije en Frisse Scholen voor andere onderwijshuisvesting wordt ingezet.

Konot en Consent laten in de zomer van 2020 het sanitair in het schoolgebouw van De Essen vernieuwen. Ook worden de meest noodzakelijke verbouwingen aan het oude gebouw uitgevoerd. Op die manier ontstaat er een redelijk veilige leeromgeving. Er is veel geld uitgegeven aan advieskosten. Wat er met de bestelde zonnepanelen gaat gebeuren is nog niet bekend.

Op zoek naar oorzaken

Het mislukken van dit project is niet het gevolg van een amateuristische aanpak. De betrokken partijen zijn allerminst nieuwkomers op het gebied van renovatie van scholen: de schoolbesturen beheren elk tientallen scholen en zijn goed in staat om dergelijke projecten uit te voeren, en de adviesbureaus die door de gemeente zijn ingehuurd hebben hun sporen ruimschoots verdiend. Kennis was dus wel aanwezig.

Volgens begeleider Gert-Jan ten Hoor is het mislukken van het project te wijten aan een combinatie van factoren. De belangrijkste factor is dat er door de gemeente en de schoolbesturen geen gezamenlijke bewuste beslissingen zijn genomen. De gemeente heeft zich na het beschikbaar stellen van geld onttrokken aan de verantwoordelijkheid die ze heeft voor onderwijshuisvesting in de gemeente, en de scholen hebben op hun beurt verkeerd ingeschat welke ambities ze voor dat bedrag konden realiseren. Ze raakten verstrikt in goede ideeën en verschillende scenario’s op het gebied van kwaliteitsverbetering, aardgasvrij maken en het inzetten exploitatievoordelen voor de renovatie. Maar de partijen vergaten (gezamenlijk) te kijken naar de haalbaarheid van de exploitatie op basis van de leerlingenprognoses.

Met een goede taakverdeling en het vastleggen van de rollen van de gemeente, schoolbesturen en adviseurs had dit project een grotere kans van slagen gehad. Doordat de verantwoordelijkheden niet duidelijk belegd waren kon fout op fout worden gestapeld. Pas toen Gert-Jan ten Hoor naar aanleiding van de doorgerekende businesscase vragen ging stellen zagen de betrokken organisaties wat ze aan het doen waren, en wat het aanbestedingsrisico was.

De lessen uit Oldenzaal

Hoe kun je voorkomen dat de businesscase naar de achtergrond verdwijnt zodra een gemeente een schoolbestuur geld geeft? De kans dat een vergelijkbaar project in een andere gemeente op dezelfde wijze fout afloopt is groot. Het aardgasvrij en fris maken van een basisschool zou altijd moeten starten met het formuleren van een gezamenlijk doel, het beschrijven van rollen en verantwoordelijkheden en het opstellen van een goede businesscase. Daarna wordt besloten welke relaties het schoolbestuur wil hebben met de contractpartners. Op basis van die beslissing wordt bepaald hoe het project wordt aanbesteed.

Oldenzaal-De-Essen