De Kameleon, Haarlemmermeer - update

De renovatie en uitbreiding van basisschool De Kameleon in Haarlemmermeer is één van de meest ambitieuze pilots in het Innovatieprogramma Aardgasvrije en Frisse Basisscholen. Het doel is een Integraal Kind Centrum in een aardgasvrij en fris gebouw, dat tevens energieneutraal en circulair is. Naast renovatie bestaat het project voor een groot deel uit nieuwbouw. Het projectteam dat in januari 2019 bij de startbijeenkomst met Platform31 aanschoof, wil het project bovendien op een innovatieve wijze aanbesteden. Er zal worden aanbesteed op basis van prestaties en total cost of ownership (TCO). In het voorjaar van 2019 is een selectieleidraad geprepareerd, met als achterliggend doel om na de zomer een eerste uitvraag aan de markt te kunnen stellen. Er is tenslotte geprobeerd om het project met andere projecten uit het IHP te bundelen in één aanbesteding, maar dat bleek wat betreft de planning niet haalbaar.

Om de hoge ambities waar te kunnen maken is er extra budget nodig vanuit de gemeente. Dat moest worden geaccordeerd door middel van enkele raadsbesluiten. Het IHP moest worden aangepast en er is ander huurbeleid nodig, omdat de gemeente gaat investeren in kinderopvang. Dit raadsvoorstel zou vóór de zomer worden behandeld. Maar het afstemmen van het beleid en de budgetten bleek politiek zo complex, dat het voorstel pas eind december door de raad kon worden behandeld. Daardoor is een vertraging van een half jaar ontstaan. De geplande oplevering in de zomer van 2020 is niet meer haalbaar, waardoor er tijdelijke huisvesting nodig is voor de school. De gemeente betaalt dat.

Olivier Lauteslager, die de pilot namens Platform31 begeleidt, heeft veel tijd en energie gestoken in het prepareren van de selectieleidraad en het formuleren van de businesscase. Daarbij is veel discussie geweest over het aantal benodigde vierkante meters. Die discussie is belangrijk, want die is direct gekoppeld aan de maximale bekostiging door de gemeente. Op de achtergrond speelt mee dat het niet zeker is of het project met het beoogde aantal vierkante meters binnen het bestemmingsplan past. Dat wordt pas duidelijk wanneer de marktpartijen met hun creatieve oplossingen komen.

Planning

Nadat de gemeente eind december akkoord is gegaan met de aangepaste budgetten heeft in februari 2020 een marktconsultatie plaatsgevonden om de interesse uit de markt te peilen. Het is de bedoeling dat de aanbesteding in de lente van start gaat, met selectie van een opdrachtnemer in het derde kwartaal van 2020.

Achtergronden

De wijze waarop de gemeente en het schoolbestuur met elkaar omgaan is gebaseerd op de persoonlijke relatie tussen twee medewerkers, die al eerder samen projecten hebben uitgevoerd. Er is veel onderling vertrouwen en de contacten zijn erg prettig. Die goede relatie is van grote waarde bij het verkrijgen van bestuurlijke dekking. Desondanks kost het behoorlijk veel tijd besluiten te formaliseren.

De gemeente heeft bij eerdere projecten veel expertise opgedaan op het gebied van van innovatieve aanbestedingen en circulaire projecten. Een scholenproject van dergelijk ambitieniveau en procedure is echter nieuw voor hen. Het schoolbestuur heeft weinig kennis op dit vlak, maar realiseert zich dat als ze iets anders willen gaan doen, dat ze dan andere vragen moeten stellen. Gemeente en schoolbestuur zijn beide gecharmeerd van circulaire principes.

Er zal worden gewerkt met een Design-Build-Maintain-Energy (DBME) aanbesteding. Dat wil zeggen dat er een prestatie-uitvraag wordt gedaan, waarna een selectiefase wordt doorlopen. Het is een openbare aanbesteding waar consortia op mogen inschrijven. Daaruit worden drie partijen gekozen in de gunningsfase. Eén van die drie partijen zal worden geselecteerd om het uitwerkingstraject aan te gaan. Gedurende het aanbestedingstraject hebben de opdrachtgever en de consortia de gelegenheid om uit het project te stappen als zij de haalbaarheid betwijfelen.

Hoewel er nog geen aanbesteding is gedaan zijn er in Haarlemmermeer al de nodige stappen gezet. Er is een selectieleidraad geformuleerd en de businesscase is doorgerekend. Juridisch adviseur Suzan van Hooft (Platform31) is geconsulteerd over de contractvorm die tijdens de exploitatie van het gebouw zal worden gebruikt voor de samenwerking en de prestatiegarantie. Dat contract is onderdeel van de uitvraag.

Naast het budget van €4,6 miljoen, dat door de gemeente beschikbaar is gesteld levert ook het schoolbestuur een flinke bijdrage. Die bestaat uit ruim €500.000 uit de MJOP. Het bestuur wil ook de MI-vergoedingen voor de komende 30 jaar inzetten.

Valkuilen, succesfactoren en leerpunten

De grootste succesfactor van dit project is de goede verhouding tussen de gemeente en het schoolbestuur en hun mentaliteit ten aanzien van het experimenteren met nieuwe dingen. Valkuilen zijn er ook. Misschien zijn de ambities te hoog. Daardoor is de kans aanwezig dat er te weinig aanbod uit de markt komt, of dat het aanbod kwalitatief onvoldoende is. Als zich dat voordoet moeten de ambities worden bijgesteld.

Een leerpunt uit 2019 is dat processen, met name bij de gemeente en het schoolbestuur, lang duren. Begeleider Olivier Lauteslager denkt dat met strak projectmanagement een aantal zaken sneller afgehandeld had kunnen worden. In dat geval was er minder vertraging ontstaan.

Haarlemmermeer-de-kameleon